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📖 使い方ガイド

このガイドでは、報告書AIエージェントをはじめて使う方に向けて、
「登録してから報告書ができるまで」を順番に説明します。
ITが得意でない方でも、このページの通りに進めれば必ず動かせます。

⚠️ はじめる前に確認

このシステムを使うために必要なもの

以下の3つが揃っていないと、システムは動作しません。事前にご準備ください。

①
Google アカウント（Gmail）
Googleドライブを使うために必要です。事業所用のGmailアカウントがあれば最適です。
まだお持ちでない場合は、こちらから無料で作成できます。
②
Googleドライブ（無料・15GBまで）
報告書・計画書・ケース記録を保管する「クラウド上の棚」です。Googleアカウントがあれば自動で使えます。
💡 Googleドライブとは：インターネット上にある保管場所です。パソコンが壊れてもデータが消えません。スマホからも見られます。
③
利用者の通所介護計画書（デジタルデータ）
Word・Excel・PDF のいずれかのファイルが必要です。
介護ソフトからエクスポートしたもの、またはWord等で作成したものをお使いください。
⚠️ 紙の計画書をスキャンしたPDFでも動作しますが、文字がはっきり読めるものに限ります。手書きのみの書類は対応していません。
STEP 1 初回セットアップ

はじめてのセットアップ手順

初回だけ必要な設定です。一度やってしまえば次回からは不要です。

1
ダッシュボードにログインする
ログインページからメールアドレスとパスワードを入力してログインします。
2
「セットアップ開始」ボタンを押す
ダッシュボードの上部に「セットアップ開始」ボタンが表示されています。これを押すと、Googleドライブに必要なフォルダが自動で作られます。
✅ このボタンを押すだけで、ドライブの「棚」が完成します。自分でフォルダを作る必要はありません。
3
設定画面で事業所情報を入力する
ダッシュボード右上の「⚙️ 設定」をクリックして、以下を入力します。
  • 事業所名（例：デイサービスカデナ）
  • 電話番号
  • 担当者名（報告書に印字される名前）
📌 入力した事業所名と担当者名が、出力される報告書・評価表に自動で印字されます。
3.5
利用者名リストをアップロードして登録する（おすすめ）
ダッシュボードの「利用者リストのアップロード」エリアから、利用者名の一覧ファイルをアップロードできます。
対応ファイル形式：Excel（.xlsx）・Word（.docx）・PDF・CSV
  • 介護ソフトから出力した利用者一覧表をそのままアップロードするだけで、アプリに利用者名が自動登録されます
  • 1人ひとり手入力する必要はありません
📌 アップロードしたファイルから氏名の列を自動で読み取ります。「氏名」「利用者名」「名前」などの列名が入ったファイルであれば自動対応します。
4
（任意）ケース記録フォルダ・体重測定フォルダを設定する
設定画面の「📁 Driveフォルダ」タブから、日々の記録ファイルを置いているフォルダを指定できます。
設定しなくてもシステムは動作しますが、設定しておくとAIがより詳しい情報をもとに報告書を作成します。
💡 「フォルダID」とは：GoogleドライブでフォルダのURLを開いたとき、末尾の英数字の部分です。
例）https://drive.google.com/drive/folders/1AbCdEfGhIjKlMn ← この部分
STEP 2 ファイルの準備

Googleドライブにファイルを置く

システムが報告書を作るには、決まった場所に決まった名前でファイルを置く必要があります。
棚のラベルのようなものです。ルール通りに置くだけで、あとはシステムが自動でやります。

1
フォルダの構成を確認する
セットアップ後、Googleドライブには以下のフォルダが自動で作られています。
📁 ○○デイサービス — 介護DX　← システムが自動作成
  └── 📁 山田 花子　← 利用者フォルダ（初回作成時に自動作成）
      ├── 📁 計画書　← 自動作成
      │   └── 📄 202506_通所介護計画書.docx　← ★ご自身で入れる
      └── 📁 報告書　← 自動作成
          ├── 📄 202506_報告書.docx　← システムが自動保存
          └── 📄 202506_評価.docx　← システムが自動保存
✅ 緑のフォルダ・ファイルはシステムが自動で作ります。青いファイルだけご自身で入れてください。
！
大切なポイント：利用者フォルダは1人ひとり必要です
システムは利用者の名前でフォルダを識別します。
報告書を作る利用者の数だけ、個別のフォルダが必要です。
  • 📁 山田 花子（← この人の計画書・報告書が入る）
  • 📁 鈴木 一郎（← この人の計画書・報告書が入る）
  • 📁 田中 正子（← この人の計画書・報告書が入る）
✅ 利用者フォルダは最初の報告書作成時に自動で作られます。事前に手動で作る必要はありません。
ただし、フォルダ名（利用者名）がアプリに登録されている必要があります。
→ ダッシュボードの「利用者リストのアップロード」からExcelやWordで名前を一括登録できます。
2
計画書ファイルを正しい名前で「計画書」フォルダに入れる
ファイル名のルール：
202506_通所介護計画書.docx
↑
年月（例:2025年6月→202506） ↑
半角アンダーバー ↑
通所介護計画書（固定）
ファイルの種類ファイル名の例誰が入れる？
通所介護計画書 202506_通所介護計画書.docx 自分で
報告書 202506_報告書.docx 自動保存
評価表 202506_評価.docx 自動保存
ケース記録 山田花子_ケース記録.xlsx 任意
体重測定表 体重測定表_202506.xlsx 任意
⚠️ ファイル名に「通所介護計画書」という文字が入っていないと、システムが計画書を見つけられません。介護ソフトからダウンロードしたファイルは名前を変更して保存してください。
STEP 3 報告書を作る

毎月の報告書・評価表の作り方

セットアップとファイル準備が終わったら、あとは数クリックで完了です。

1
ダッシュボードを開いて利用者を選ぶ
ログイン後、利用者の一覧が表示されます。報告書を作りたい利用者の名前をクリックします。
2
「報告書作成」ボタンを押す
「📝 個別作成」ボタンを押して、作成月（例：2025年6月）を選びます。
🚀 「全員一斉作成」ボタンを使えば、全利用者分をまとめて一気に作れます。
3
AIが自動で作成（約1〜3分）
進捗バーが表示されますので、完了するまでそのままお待ちください（約1〜3分）。
📌 完了するとドライブのリンクが表示されます。クリックするとWordファイルを確認・編集できます。
❓ よくある質問・トラブル対応

うまくいかないときの確認リスト

「エラーが出た」「報告書が作れない」という場合は、まず以下をご確認ください。

Q 「計画書が見つかりません」と表示される ▼
以下を順番に確認してください。
  1. Googleドライブの利用者フォルダ内に「計画書」フォルダがあるか
  2. 「計画書」フォルダの中にファイルが入っているか
  3. ファイル名に 通所介護計画書 という文字が含まれているか
    （例：202506_通所介護計画書.docx）
  4. ファイルが壊れていないか（パソコンで開いて確認）
Q 「利用者フォルダが見つかりません」と表示される ▼
ダッシュボードに表示されている利用者名と、Googleドライブのフォルダ名が一致しているか確認してください。
スペースの全角・半角、漢字の違い（例：「佐藤」と「佐藤」）に注意してください。
💡 利用者フォルダは最初の報告書作成時に自動で作られます。まだ一度も作成していない場合は手動でフォルダを作ってください。フォルダ名は「山田 花子」のようにフルネームにしてください。
Q 報告書の内容が薄い・情報が少ない ▼
AIが参照できる情報が少ない可能性があります。以下を試してください。
  • ケース記録（日々の記録）をドライブに追加する
  • 計画書のサービス内容が具体的に書かれているか確認する
  • 設定画面の「事業所の特徴・書き方のルール」欄に事業所の情報を記入する
Q ログインできない ▼
Q Googleドライブとの連携がうまくいかない ▼
ダッシュボードの「セットアップ開始」ボタンをもう一度押してみてください。
それでも解決しない場合は、エラーメッセージをスクリーンショットして support@okinawa-kaigo.com にお送りください。
Q 生成された報告書を修正したい ▼
GoogleドライブのWordファイルを直接開いて編集してください。Wordがない場合は、Googleドキュメントで開いて編集できます（無料）。
修正後は通常通り印刷・保存してください。
💬 それでも解決しない場合

エラーメッセージのスクリーンショットと、どの操作でエラーが出たかをお知らせください。
平日9:00〜18:00で対応します。

✉️ support@okinawa-kaigo.com